仕事は丁寧かつ迅速にをモットーに

仕事のやり方が丁寧でも、 恐ろしく遅い人は、時間の観念が欠如している傾向がある。自分の趣味の事になら、どれほど時間をかけても何の問題はない。むしろ、その過程を楽しむのだから、長ければ長いほどいいのかもしれない。だが、日々繰り返される業務に於いては、そんな悠長な事を言っていられない。

例えば、通常の営業事務なら、１ヶ月単位でほぼ同じ仕事を繰り返す。１２回で、１年の区切りの決算となる。決算の時期こそ違うが、どの会社でもだいたいそのような流れだと思う。

営業事務と一口にいっても、会社により仕事の範囲が異なるので、一括りにはできないだろう。請求書や領収書発行は経理部門、という会社もあるが、私の会社では、受注から入金管理までの全てが営業事務に含まれている。

自分の仕事がきちんとできているかどうかは、月初の月次更新のタイミングで判る。仕入請求書をチェックする段階で、売上げ漏れをはじめ、でたらめな仕事をしたつけが一気に押し寄せてくる。全く時間が足らない状況でも、月次更新は全社一斉なので、自分だけがもたもたしている訳にはいかない。

20日とか月末には、日々の受注業務やその他の仕事に加え、入金処理や請求書発行等の仕事が特に多くなる。日頃から、仕事が遅い人は、ここで一気に苦しくなってしまう。毎日終わらずに、残された仕事は、どんどんつみ重なってゆくばかりだが、月初の月次更新までには終了させなければならない。

一人だけ全社一斉の締めに間に合わないのでは、課としても困るので、結局見かねて手伝ってやる事になる。個人の問題を越えて、会社全体に迷惑が及ぶのを避けるためだ。

日頃からちょこちょこ手伝いながら、何故これほど時間を要するのか逆に疑問を感じていた。効率良く進めるためのアドバイスもするのだが、一向に要領良くはならない。観察した結果、無駄に丁寧な事をしていると判った。

また、仕事の優先順位を考えず、次々と目の前に現れたものから手をつけているので、最初の分は、ファイルに入ったまま積み重ねられてゆく。その時々で片手間にできることは、随時処理してゆけばいいのだが、それもせずにファイルに押し込んでしまう。

その挙句、何がどこにあって、何時までにやらなければならないのかまで、すっかり忘れてしまう。そのような人は、概して記憶力が悪いので、とんでもない頃、人から聞かれて、ファイルの山を探して未処理と判明したりする。

ファイルは、当日処理と翌日処理の二つにして、当日分は終わらせて帰る事とアドバイスしても、なかなか実行しない。結局、時間の観念が著しく欠如しているのだから、その辺りの改善が先かなと思い始めている。

本人は、残業申請せずに仕事を片付ければいいと考えている節もあるが、それが一番駄目だ。常に終わりの時間を意識した仕事の仕方に変えない限り、効率良くは進められない。結局、何時までもだらだらと無駄な事をする結果となり、また自分自身が疲れ切ってしまう。

自分は仕事が遅いと思う人は、どうすればいいか、危機意識を持って、仕事のやり方を工夫するといい。いくら丁寧でも、締め切りに間に合わない仕事振りでは無意味だ。

今日からは、仕事は丁寧かつ迅速にをモットーに、仕事のできる人を目指そう。そして、オンとオフを切り替えて、自分の時間を大いに楽しもう。そうでなければ、仕事をする意味がない。結局仕事は、自分の人生を潤す手段なのだ。良い一日を！